Huishoudelijk Reglement | TPV De HogeHeide

HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Vastgesteld in ledenvergadering d.d. 16 maart 2023

Artikel 1.
Hij of zij, die aspirant-lid wenst te worden, dient een door het bestuur vastgesteld en bij de ledenadministratie van de vereniging verkrijgbaar aanvraagformulier volledig in te vullen, te ondertekenen en aan de ledenadministratie van de vereniging te sturen, dan wel het digitale aanmeldformulier op de website van de vereniging volledig in te vullen en te verzenden. Afwijzing voor het lidmaatschap door het bestuur behoeft niet met redenen te worden omkleed.

Artikel 2.
De inning van de contributie verloopt via automatische incasso. Voorafgaand aan de incasso ontvangt het lid een email, waarin het te incasseren bedrag en de incasso-datum wordt vermeld. Indien het lid het geïncasseerde bedrag zelfstandig storneert wordt ervan uitgegaan dat het lidmaatschap niet meer gewenst is en wordt het lid afgevoerd uit de ledenadministratie. Bij degenen die automatische incasso om principiële redenen weigeren wordt het contributiebedrag verhoogd met € 10.

Artikel 3.
Leden, die geschorst zijn, is zo lang de schorsing van kracht is, de toegang tot het tennispark ontzegd. Van elke schorsing moet door de secretaris aan het betrokken lid bij aangetekend schrijven mededeling worden gedaan.

Artikel 4.
Van ontzetting uit het lidmaatschap moet door de secretaris aan het betrokken lid schriftelijk een aangetekende mededeling worden gedaan.

Artikel 5.
Ieder lid is aansprakelijk voor de schade door hem/haar aan enig eigendom toegebracht. De vereniging is niet aansprakelijk voor het zoekraken van eigendom van leden of derden.

Artikel 6.
In het jaarlijks door de ledenvergadering vast te stellen contributiebedrag is, naast de gebruikelijke indexering, ook de afdracht aan de KNLTB inbegrepen.

Artikel 7.
Door toetreding tot TPV De Hoge Heide onderwerpt ieder zich aan de statuten, het Huishoudelijk Reglement en alle andere reglementen en bepalingen van TPV De Hoge Heide.

Bestuur

Artikel 8.
De leiding van TPV De Hoge Heide berust bij het bestuur, bestaande uit minimaal zeven leden. Zij worden gekozen door en uit de stemgerechtigde leden voor de duur van twee jaar. Organiek aftredende bestuursleden kunnen zich terstond herkiesbaar stellen.

Artikel 9.
Door tenminste vijf stemgerechtigde leden kunnen bestuurskandidaten schriftelijk en tenminste drie dagen voor de dag van de algemene ledenvergadering aan het secretariaat worden opgegeven.

Artikel 10.
De voorzitter wordt door de algemene ledenvergadering in functie gekozen. De overige bestuursfuncties worden door het bestuur onderling verdeeld.

Artikel 11.
De voorzitter waakt in het bijzonder over de belangen van de vereniging. Hij leidt de vergadering en oefent toezicht uit op de vervulling van de taken van de andere bestuursleden. Hij is bij officiële gelegenheden de vertegenwoordiger en woordvoerder van de vereniging.

Artikel 12.
De plaatsvervangend voorzitter treedt bij afwezigheid van de voorzitter in diens functie.

Artikel 13.
De secretaris is onder verantwoordelijkheid van het bestuur speciaal belast met:

Het toezicht op de inkomende en uitgaande correspondentie.
Het voeren van de correspondentie en het tekenen van alle van de vereniging uitgaande correspondentie, tenzij het bestuur een andere regeling heeft getroffen.
Het toezicht op de verenigingsadministratie.
Het opstellen van het jaarverslag.
Het notuleren van de vergaderingen.

De secretaris kan in zijn werkzaamheden terzijde gestaan worden door een tweede secretaris.

Artikel 14.
De penningmeester is onder verantwoordelijkheid van het bestuur speciaal belast met:

Het beheer van de verenigingsgelden.
Het toezicht op en de aanwending van de verenigingsgelden.
Het opstellen van het financieel verslag en de begroting.

Artikel 15.
Bij tussentijds aftreden van de voorzitter treedt de plaatsvervangend voorzitter tot de eerstvolgende jaarvergadering in diens functie. Bij tussentijds aftreden van een van de bestuursleden kan het bestuur zich weer aanvullen door een lid van de vereniging te benoemen. Een tussentijds benoemd bestuurslid treedt af op de eerstvolgende jaarvergadering, maar kan zich ook verkiesbaar stellen voor een volgende periode.

Artikel 16.
Bestuursverkiezingen worden in de algemene ledenvergadering gehouden.

Artikel 17.
Geldige besluiten kunnen in een bestuursvergadering slechts genomen worden indien tenminste de helft van het aantal bestuursleden aanwezig is. Bij staking der stemmen beslist de voorzitter.

Artikel 18.
In spoedeisende gevallen kan het bestuur geldige besluiten nemen zonder bijeen te komen, na telefonische of schriftelijke raadpleging. Tenminste de meerderheid der bestuursleden moet bij deze methode van besluitvorming geraadpleegd worden.

Artikel 19.
Bij dit huishoudelijk reglement wordt nader bepaald dat het bestuur bevoegd is rechtshandelingen te verrichten voor uitgaven waarvan de financiële betekenis de € 10.000 niet te boven gaat.

Commissies

Artikel 20.
Voor ieder verenigingsjaar wordt door de ledenvergadering een kascommissie gekozen, wiens taak het is jaarlijks kascontrole uit te voeren. De kascommissie bestaat uit twee stemgerechtigde meerderjarige leden, welke voor twee jaar worden gekozen. Van haar bevindingen brengt zij verslag uit op de ledenvergadering. Bestuursleden zijn van het lidmaatschap van deze commissie uitgesloten.

Artikel 21.
Door het bestuur kunnen commissies van bijstand worden benoemd. Hiertoe behoren bijvoorbeeld technische commissie, commissie jeugdzaken, paviljoencommissie, commissie park en algemene zaken, evenementencommissie en public relations commissie. Minimaal één bestuurslid zal aan een dergelijke commissie van bijstand worden toegevoegd.

Klachtenprocedure bij grensoverschrijdend gedrag

Artikel 22.
Op TPV De Hoge Heide gaan we respectvol met elkaar om, ongeacht gender, seksuele geaardheid, etnische achtergrond, fysieke en mentale gezondheid, sociale status en leeftijd Iedereen streeft naar een veilige en integere omgeving om te sporten.

Zowel het bestuur als de leden van TPV De Hoge Heide spreken elkaar aan op de gedragscode als daar aanleiding toe is.

Gedrag dat strijdig is met deze gedragscode wordt gedefinieerd als grensoverschrijdend gedrag.

Ter voorkoming/bestrijding van bovengenoemd grensoverschrijdend gedrag zijn de volgende procedures opgenomen:

De VERTROUWENSCONTACTPERSOON als het betreft ongewenste seksuele benadering, intimidatie, (machts-)misbruik, discriminatie, uitsluiting. Zie artikel 22.A
Het BESTUUR als het betreft onsportief gedrag, aanstootgevend gedrag, geweld, bedreiging, pesten. Zie artikel 22.B
De COMMISSIE VAN BEROEP als het betreft de wijze waarop het bestuur of een bestuurslid een door jou ingediende klacht / bezwaar over het beleid of uitvoering van het beleid heeft besproken of afgehandeld. Zie artikel 22.C

Artikel 22.A. Procedure Vertrouwenscontactpersoon (VCP)

De vereniging beschikt over minimaal een, maar liefst twee vertrouwenscontactpersonen. De VCP zet zich in voor het bespreekbaar maken, het voorkomen en bestrijden van grensoverschrijdend gedrag op het gebied van seksuele benadering, intimidatie, (machts)-misbruik, discriminatie, uitsluiting.
De VCP heeft een onafhankelijke positie binnen TPV De Hoge Heide en legt geen verantwoording af aan het bestuur: noch over de inhoud van de gevoerde gesprekken, noch over de personen met wie de gesprekken gevoerd zijn. De vertrouwelijkheid en anonimiteit wordt in principe voor 100% gewaarborgd en wordt alleen dan begrensd, indien er mogelijk sprake is van, òf een strafrechtelijk misdrijf, òf een essentiële bedreiging van het algemeen clubbelang.
De VCP heeft een luisterend oor, ondersteunt en geeft een overzicht van de mogelijke vervolgstappen en de impact daarvan. Bijvoorbeeld het indienen van een juridische aanklacht bij een strafbaar feit, of het indienen van een klacht bij het bestuur. De VCP verwijst de betrokkene vrijblijvend door naar deskundigen en/of hulpverlenende instanties op het betreffende gebied. De VCP ondersteunt het maken van de keuze door de betrokkene. De betrokkene maakt uiteindelijk zelf de keuze.
De VCP maakt voorafgaande aan het bespreken van de ingediende klacht 2 zaken duidelijk:
1. Iedere klacht wordt, indien er in de ogen van de VCP sprake is van óf een ernstig strafrechtelijk misdrijf (bijvoorbeeld verkrachting), óf een ernstige bedreiging van het clubbelang (bijvoorbeeld: er is door intimidatie of bedreiging sprake van een acute onveilige sportomgeving), geanonimiseerd besproken met het bestuur.
2. De vertrouwelijkheid van het gesprek is begrensd: indien het bestuur op basis van de geanonimiseerde informatie van de VCP oordeelt dat de veiligheid van een of meerdere leden van de club ernstig in het geding is of wanneer er sprake is van een ernstig, aangifteplichtig, strafbaar feit, zal de vertrouwelijkheid worden verbroken, ook indien dit tegen de wil is van de betrokkene.

De VCP zal de betrokkene duidelijk maken dat, gegeven de inhoud van de klacht, het bestuur vanuit haar verantwoordelijkheid gedwongen wordt te handelen. Vervolgens overlegt het bestuur met de betrokkene en de VCP en geeft een toelichting op de te nemen stappen. Tot slot stelt het bestuur vast welke consequenties de klacht heeft op clubniveau (bijvoorbeeld schorsing, royement) en of de klacht dwingt tot aangifte bij justitie (bijvoorbeeld bij aanranding of seks met minderjarigen).

Onze vereniging volgt in dezen de wettelijke regels en in grote lijnen de adviezen van de KNLTB en NOC/NSF.
Onze VCP is opgeleid bij NOC/NSF en zal indien nodig contact opnemen met de KNLTB-deskundigen op dit gebied.

*Voetnoot: achtergrondinformatie bij deze klachtenprocedure is te vinden op:

Artikel 22.B. Procedure Bestuur
Afhankelijk van de aard van de klacht en eventueel andere betrokken personen, zal het bestuur bepalen welke stappen nodig zijn om tot een antwoord c.q. oplossing te komen, waarbij het bestuur altijd zal handelen in lijn met de statuten en de normen en waarden van de vereniging.

Een klacht wordt zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 28 dagen (4 weken) beantwoord. Mocht dit niet te realiseren zijn dan wordt het lid hierover bericht en wordt afgesproken op welke termijn de klacht wordt afgehandeld.

Artikel 22.C. Procedure Commissie van Beroep
De Commissie van Beroep (CVB) bestaat uit 2 personen. De commissie kan worden benaderd wanneer een lid ontevreden is over de afhandeling van de door hem, bij het bestuur, ingediende klacht/bezwaar over het beleid of uitvoering van het beleid. Hieronder wordt de procedure in fases beschreven.

Fase1:
Vaststellen of, volgens de CVB, door betrokken partijen voldoende moeite is gedaan het voorliggende probleem, via onderling overleg, op te lossen. Daartoe voert de CVB een of meerdere gesprekken met de indiener van de klacht.

Vervolgens voert de CVB een of meerdere gesprekken met het bestuur(slid).

Fase 2:

Wanneer de conclusie van de commissie is dat het voorliggende probleem nog niet voldoende is afgehandeld, adviseert de commissie de partijen het overleg te hervatten en licht dit toe.
Wanneer de conclusie van de commissie is dat de partijen er, ondanks goed overleg, niet uitgekomen zijn, worden beide partijen uitgenodigd voor een of meerdere gemeenschappelijke bijeenkomsten met de CVB.

De CVB confronteert de partijen met de informatie verkregen uit de voorgaande gesprekken, geeft ruimte voor nadere toelichting en stelt informatieve en verdiepende vragen.

Fase 3:
De CVB beraadt zich op haar uitspraak/oordeel en deelt die in een gemeenschappelijke bijeenkomst mede aan beide partijen. Vervolgens licht de CVB de uitspraak toe.

Verklaart de CVB de klacht ongegrond, dan wordt de indiener van de klacht dringend verzocht de uitspraak te respecteren en daarnaar te (gaan) handelen.
Verklaart de CVB de klacht gegrond, dan wordt het bestuur dringend verzocht de uitspraak te respecteren en haar besluit/handelswijze naar de inhoud van de klacht aan te passen.

Via de algemene ledenvergadering (ALV) en/of de nieuwsbrief houdt de CVB de leden op de hoogte van zijn werkzaamheden

Artikel 23.
Ten aanzien van het voorkomen van het in rtikel 22 omschreven grensoverschrijdend gedrag, draagt de VCP er samen met het bestuur zorg voor, dat de volgende activiteiten worden uitgevoerd:

Er wordt in de nieuwsbrief aandacht gegeven aan onze gedragscode en verwezen naar de procedure op onze site;
Er komt een knop KLACHTEN op onze website;
In de ALV wordt jaarlijks aandacht gegeven aan de gedragscode;
De gedragscode wordt regulier besproken met de dienstdoende tennisschool;
Nieuwe leden worden actief gewezen op de gedragscode;
Nieuwe vrijwilligers worden actief gewezen op de gedragscode;
Jaarlijks krijgen de vrijwilligers een briefing, waarin onder meer ook gewezen wordt op de gedragscode.

Artikel 24.

De commissies dienen te handelen volgens de taakomschrijvingen en de richtlijnen, gegeven door het bestuur.
Trainingen tegen betaling kunnen slechts gegeven worden door trainers die door het bestuur zijn aangesteld.

Slotbepalingen

Artikel 25.
Een afzonderlijk baanreglement, vastgesteld door het bestuur, regelt alles wat betreft het gebruik van de tennis- en padelbanen, het gedrag op de tennis- en padelbanen, het voorgeschreven tenue en de toelating van geïntroduceerden.

Artikel 26.
Dit huishoudelijk reglement kan slechts worden gewijzigd op een algemene ledenvergadering indien tenminste twee/derde van de geldig uitgebrachte stemmen voor wijziging heeft gestemd.

Artikel 27.
In voorkomende gevallen, waarin statuten noch dit reglement voorzien, beslist het bestuur.